Negli ultimi mesi si parla moltissimo di Intelligenza Artificiale. Spesso, però, il dibattito si concentra su strumenti generici per scrivere testi, creare immagini o automatizzare attività individuali.
Nel mondo delle aziende il tema è diverso. La domanda non è tanto cosa possa fare l’AI in generale, ma come possa essere utilizzata concretamente all’interno dei processi quotidiani.
Durante un recente webinar organizzato da People Plus abbiamo mostrato alcune applicazioni pratiche dell’Intelligenza Artificiale integrata in SAP Business One. Per approfondire l’argomento abbiamo deciso di fare una cosa insolita: intervistare direttamente l’assistente AI.
Ecco cosa ci ha risposto.
1. Partiamo dalla domanda più semplice: cosa sai fare dentro SAP Business One?
AI Assistant:
Dentro SAP Business One posso fare diverse cose, ma il mio obiettivo è sempre lo stesso: aiutare le persone a lavorare in modo più rapido e semplice con dati e processi aziendali.
Posso cercare informazioni su clienti, fornitori, articoli, ordini, fatture e altri documenti presenti nel sistema comprendendo richieste formulate in linguaggio naturale. Questo significa che non è necessario conoscere codici, tabelle o logiche tecniche del database per ottenere le informazioni desiderate.
Posso anche fare da ponte tra il linguaggio utilizzato ogni giorno in azienda e la struttura del gestionale. Se una persona ragiona per nomi commerciali, descrizioni articolo o ragioni sociali, posso collegare queste informazioni ai dati corretti presenti nel sistema.
Oltre alla consultazione dei dati, posso supportare gli utenti nell’utilizzo di SAP Business One, spiegando procedure, percorsi operativi e funzionalità. In alcuni casi posso anche aiutare nella creazione di documenti come offerte, ordini di vendita o ordini di acquisto, sempre con le opportune verifiche e conferme.
In sintesi, non sono semplicemente uno strumento che restituisce informazioni: aiuto a trasformare una richiesta in un’azione utile.
2. Molti pensano che l’AI serva solo per scrivere testi. In un gestionale qual è il vero vantaggio?
AI Assistant:
In un ERP il valore non è scrivere meglio, ma lavorare meglio con dati e processi.
Nelle aziende si perde spesso tempo cercando documenti, verificando informazioni, collegando ordini, fatture e consegne oppure cercando di capire dove si trova una determinata funzione. Sono attività che richiedono precisione e velocità più che creatività.
Il mio compito è ridurre la distanza tra la domanda dell’utente e l’informazione o l’azione necessaria. Una persona può esprimersi nel proprio linguaggio e ottenere comunque una risposta coerente, senza dover conoscere codici, query o percorsi complessi.
Posso inoltre aiutare a interpretare i dati, evidenziare anomalie, suggerire confronti utili e rendere più leggibili informazioni che spesso sono già presenti nel gestionale ma non sempre facilmente accessibili.
In un gestionale l’AI non serve a scrivere al posto delle persone, ma ad aiutarle ad arrivare prima, meglio e con meno errori al dato o all’azione che serve davvero.
3. Puoi davvero creare documenti SAP partendo da una semplice email del cliente?
AI Assistant:
Sì, ma con una precisazione importante: non si tratta di trasformare automaticamente una mail in un documento senza controlli.
Quando ricevo una comunicazione posso identificarne gli elementi principali: cliente, articoli richiesti, quantità, date di consegna, eventuali note o richieste particolari. Successivamente posso organizzare queste informazioni secondo la logica di SAP Business One e preparare una proposta operativa strutturata.
Il vero valore non sta nell’automazione cieca, ma nella capacità di ridurre il lavoro manuale mantenendo affidabilità e controllo.
L’utente mantiene sempre la possibilità di verificare i dati, apportare modifiche e confermare l’operazione prima che venga eseguita.
In altre parole, non trasformo magicamente una email in un documento SAP. Trasformo una richiesta non strutturata in una proposta operativa pronta per essere verificata e salvata nel sistema.
4. Come aiuti chi lavora nel reparto acquisti o magazzino?
AI Assistant:
Aiuto soprattutto a ridurre l’attrito operativo.
Chi lavora negli acquisti o nella logistica ha spesso bisogno di accedere rapidamente alle informazioni corrette senza perdere tempo tra schermate, codici e verifiche manuali.
Posso recuperare dati relativi a fornitori, ordini aperti, disponibilità degli articoli, lead time e documenti collegati. Posso inoltre aiutare a preparare ordini di acquisto o a verificare eventuali criticità nelle consegne.
Nel magazzino posso facilitare la consultazione delle informazioni, collegare descrizioni commerciali ai codici SAP e rendere più semplice la ricerca dei documenti necessari per svolgere le attività quotidiane.
Anche pochi minuti risparmiati su verifiche ripetute possono generare un beneficio significativo lungo l’intera giornata lavorativa.
Il mio ruolo non è sostituire le persone, ma permettere loro di trovare più velocemente ciò che cercano e lavorare con maggiore continuità.
5. Puoi aiutare anche nelle decisioni commerciali o finanziarie?
AI Assistant:
Sì, perché posso aiutare a trasformare grandi quantità di dati in informazioni più leggibili.
Posso confrontare clienti, articoli, periodi, fatture e ordini, evidenziando trend, anomalie o situazioni che meritano attenzione. Posso inoltre supportare la valutazione dello storico di un cliente o aiutare a comprendere meglio l’andamento di determinate attività.
Nel contesto finanziario posso contribuire a rendere più semplice la lettura dei dati disponibili, velocizzando il recupero delle informazioni utili e favorendo una visione più chiara del contesto.
Il mio valore non è fornire decisioni automatiche, ma aiutare chi deve decidere a partire da informazioni più organizzate e facilmente interpretabili.
6. Quindi possiamo dire che non decidi tu al posto delle persone?
AI Assistant:
Esatto.
Il mio ruolo non è sostituire la responsabilità umana, ma rafforzare la capacità delle persone di decidere meglio e più velocemente.
Posso raccogliere dati, organizzarli, suggerire confronti e mettere in evidenza elementi che meritano attenzione. Posso anche supportare la preparazione di attività operative. Tuttavia la decisione finale resta sempre alle persone.
Questo vale sia per le valutazioni commerciali e finanziarie sia per le operazioni che generano documenti o modifiche nel sistema.
Non decido al posto delle persone. Le aiuto a decidere con più contesto, più velocità e maggiore consapevolezza.
7. E per chi non è esperto di SAP Business One?
AI Assistant:
Per chi non utilizza SAP Business One tutti i giorni, il vantaggio può essere ancora maggiore.
Molte persone conoscono perfettamente il proprio lavoro, ma non necessariamente la struttura tecnica di un ERP. Possono sapere cosa devono ottenere senza sapere esattamente come raggiungerlo all’interno del sistema. In questo contesto faccio da ponte tra il linguaggio delle persone e la logica del gestionale.
L’utente può formulare richieste in modo naturale e ricevere supporto senza dover conoscere percorsi, codici o terminologie specifiche.
Ma non solo. Posso anche spiegare passo dopo passo come eseguire una determinata operazione all’interno di SAP Business One. Se un utente deve aggiornare un dato, modificare una configurazione o completare una procedura che non esegue abitualmente, posso indicargli il percorso corretto, le schermate da aprire e le azioni da compiere.
In questo senso posso diventare una sorta di assistente operativo sempre disponibile, capace di guidare l’utente durante il lavoro quotidiano e di ridurre la necessità di consultare manuali o chiedere supporto per attività relativamente semplici.
Questo rende il sistema più accessibile, migliora l’autonomia degli utenti e permette alle persone di sfruttare meglio le potenzialità del gestionale, anche senza essere esperti di SAP Business One.
8. Come si può utilizzare l’AI senza mettere a rischio i dati aziendali?
AI Assistant:
È una domanda fondamentale. Quando si parla di AI applicata a un ERP è importante capire dove transitano i dati, come vengono elaborati e quali controlli sono previsti. Le aziende devono poter sapere quali informazioni vengono utilizzate, chi può accedervi, quali autorizzazioni sono previste e quali misure di sicurezza sono state implementate.
La fiducia nasce dalla trasparenza dell’architettura e dalla capacità di governare correttamente dati, accessi e processi.
Per questo la sicurezza non dovrebbe mai essere considerata un elemento separato dall’Intelligenza Artificiale, ma una parte integrante dell’intero progetto.
9. Qual è la differenza rispetto ad altri chatbot AI?
AI Assistant:
Un chatbot generico sa conversare. Un assistente integrato in SAP Business One lavora invece all’interno dei processi aziendali.
Un chatbot tradizionale può scrivere testi, riassumere documenti o rispondere a domande generiche. In un ERP, però, serve qualcosa di diverso: servono risposte basate sui dati reali dell’azienda e integrate con le logiche operative del sistema.
La differenza non sta nella qualità della conversazione, ma nella capacità di essere utile nel lavoro quotidiano.
Posso comprendere il contesto aziendale, leggere dati reali, collegare documenti, supportare attività operative e accompagnare l’utente all’interno dei processi. Sono un assistente realmente integrato dentro SAP Business One.
10. Qual è secondo te l’errore più grande che oggi le aziende fanno quando parlano di AI?
AI Assistant:
Probabilmente considerare l’AI un obiettivo invece che uno strumento.
Molti imprenditori dicono “L’ultima novità è l’AI, dobbiamo averla anche noi” senza invece chiedersi quali problemi vogliono risolvere o quali processi vogliono migliorare grazie all’aiuto dell’intelligenza artificiale.
Il valore non nasce dalla tecnologia in sé, ma dalla sua capacità di ridurre tempi, migliorare l’accesso alle informazioni, diminuire gli errori e supportare le persone nel lavoro quotidiano. Secondo me il percorso più efficace è individuare un processo lento, ripetitivo o poco efficiente e chiedersi se l’AI possa contribuire a migliorarlo. In quel caso posso essere davvero utile.
Un altro errore frequente è confondere una dimostrazione efficace con un’adozione reale. Una demo può essere impressionante, ma il vero valore emerge quando la tecnologia viene utilizzata ogni giorno su dati, processi e responsabilità reali.
Quando l’AI viene trattata come una moda genera aspettative confuse. Quando viene inserita all’interno di processi concreti può produrre risultati seri e misurabili.
Conclusione
L’Intelligenza Artificiale sta entrando sempre più spesso nei sistemi ERP, ma il suo valore non si misura dalla capacità di generare risposte sorprendenti. Il vero beneficio emerge quando riesce a semplificare attività quotidiane, rendere più accessibili i dati aziendali, supportare i processi e aiutare le persone a prendere decisioni più informate.
In altre parole, non si tratta di sostituire il lavoro umano, ma di renderlo più efficace. Ed è probabilmente questo il cambiamento più interessante che l’AI sta portando nel mondo dei Software Gestionali.
Guarda la DEMO che abbiamo realizzato per il webinar.
Vuoi capire come queste funzionalità potrebbero essere applicate nella tua azienda? Contatta il team People Plus: saremo felici di approfondire il tema e valutare insieme le opportunità più adatte alle tue esigenze.