Excel è uno strumento che trova spazio praticamente in ogni azienda. Viene utilizzato per analizzare dati, fare simulazioni, elaborare informazioni, creare report e rispondere velocemente a esigenze specifiche.
E continuerà a essere utile per tutte queste attività.
Ci sono però file Excel che nel tempo assumono un ruolo diverso. Raccolgono dati esportati da altri sistemi, contengono formule e collegamenti, devono essere aggiornati manualmente e vengono utilizzati ogni giorno per gestire attività operative.
Magari quel file funziona perfettamente da anni. Ma per mantenerlo aggiornato qualcuno deve esportare dei dati, copiarli, controllarli o inserirli nuovamente. E spesso basta modificare una formula, lavorare sulla versione sbagliata o dimenticare un aggiornamento perché l’informazione non sia più corretta.
In questi casi il problema non è Excel. La domanda da farsi è se quell’attività debba davvero essere gestita fuori dal sistema gestionale.
Meno file, meno operazioni manuali
Quando dati e processi sono gestiti all’interno di un sistema integrato, le informazioni possono essere condivise tra le diverse aree aziendali senza dover passare continuamente da un programma all’altro.
Con SAP Business One, vendite, acquisti, magazzino, amministrazione e altri processi aziendali possono lavorare sugli stessi dati, riducendo la necessità di esportazioni, inserimenti ripetuti e aggiornamenti manuali.
Questo significa anche limitare alcuni problemi molto concreti: file duplicati, versioni differenti della stessa informazione, formule modificate accidentalmente o fogli di calcolo il cui funzionamento è conosciuto soltanto da una o due persone.
Non significa rinunciare a Excel. Significa lasciare a Excel le attività per cui è realmente utile e gestire nel sistema aziendale i processi che possono essere integrati.
Utilizzi già SAP Business One? Abbandona un Excel
È da qui che nasce l’iniziativa People Plus “Abbandona un Excel”, dedicata ai nostri clienti. Se nella tua azienda utilizzi un foglio di calcolo per gestire un’attività collegata a SAP Business One, segnalacelo.
La prima analisi è gratuita. Il team People Plus esaminerà il file e soprattutto il processo che c’è dietro, per capire se può essere gestito direttamente all’interno di SAP Business One attraverso le funzionalità già disponibili o individuando una soluzione adatta alle esigenze dell’azienda.
L’obiettivo è capire se un’attività che oggi richiede passaggi manuali tra SAP Business One ed Excel possa essere semplificata e integrata maggiormente nel gestionale.
E se non utilizzi ancora SAP Business One?
Anche in questo caso può essere interessante partire proprio dai file Excel utilizzati ogni giorno. Un foglio di calcolo creato per gestire ordini, controllare disponibilità, raccogliere dati provenienti da reparti diversi o tenere sotto controllo un’attività può raccontare molto di come viene organizzato un processo aziendale.
Quando questi file iniziano a moltiplicarsi e le informazioni devono essere trasferite manualmente da uno strumento all’altro, può essere il momento di valutare una gestione più integrata.
SAP Business One è un ERP pensato per le piccole e medie imprese che consente di riunire dati e processi aziendali all’interno di un unico sistema, rendendo le informazioni disponibili alle persone che ne hanno bisogno e riducendo una parte delle operazioni manuali necessarie per mantenerle aggiornate.
In questo caso non si tratta semplicemente di “abbandonare un Excel”, ma di partire da un’attività concreta per capire come potrebbe essere gestita diversamente.
C’è un Excel da cui possiamo cominciare?
Se sei già cliente People Plus, puoi segnalarci un file che vorresti provare a integrare nel gestionale: la prima analisi è gratuita.
Se invece vuoi capire se SAP Business One può aiutare la tua azienda a gestire in modo più integrato dati e processi che oggi passano attraverso Excel e altri strumenti, possiamo partire dalle attività che occupano più tempo nella quotidianità.
In entrambi i casi scrivici a info@peopleplus.ch